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FORMALITES et déclarations obligatoires en micro-entreprise

Table des matières

Les formalités et déclarations obligatoires en EI micro-entreprise

Vous venez de créer votre micro-entreprise et vous vous demandez quelles sont les formalités et déclarations obligatoires ? Voici les différentes obligations à respecter en micro-entreprise. De la création de votre entreprise à votre déclaration de revenu, vous trouverez toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de votre activité.

Je m’enregistre en tant qu’entrepreneur individuel

Pour exercer votre activité en toute légalité, vous devrez créer votre entreprise sur le guichet unique de l’INPI. La création d’une entreprise est obligatoire dès lors que vous générez des revenus non-salariés. Si vous êtes apporteur d’affaires, créateur de contenus UGC ou que vous percevez des revenus grâce à vos réseaux sociaux, vous devez inscrire votre activité au registre des entreprises.

 

Pour vous aider dans cette démarche, lisez notre guide pour créer votre entreprise pas à pas.

 

Une fois que vous avez créé votre entreprise, vous recevez votre numéro de SIRET. Ce numéro est indispensable pour vendre vos produits ou services. Vous pouvez tout de même commencer à vendre avant l’obtention de ce numéro en indiquant la mention “SIREN en cours”. Il s’agit de l’identifiant de votre entreprise, son numéro d’identité en quelque sorte.

Je déclare mon chiffre d’affaires à l’URSSAF

Une fois que votre entreprise est créée, vous devrez déclarer votre chiffre d’affaires, même lorsqu’il est de 0 €. Faites bien attention à déclarer le chiffre d’affaires encaissé et non le chiffre d’affaires facturé. La déclaration peut être mensuelle ou trimestrielle. C’est à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.

Comprendre la comptabilité simplifiée en micro-entreprise

Si la micro-entreprise exige la tenue d’une comptabilité simplifiée. Vous remplirez un livre de recettes et de dépenses. Ce dernier peut être contrôlé par l’URSSAF pour vérifier vos déclarations.

 

La facturation est obligatoire pour des prestations entre professionnels. Elles le sont également dès 25 € pour des clients particuliers. Les factures doivent être conservées au minimum 10 ans après la clôture de votre exercice comptable (il s’agit des années civiles en micro-entreprise).

Vos factures doivent respecter un certain nombre de normes comptables :

  • Numéros de factures qui se suivent,

  • Mentions obligatoires (date, identité du vendeur ou du prestataire, identité de l’acheteur, désignation des produits, tarifs HT, etc.),

  • Facturation électronique pour les prestations et ventes effectuées pour le compte du service public.

Faire ma déclaration à l’URSSAF sans erreur

Pour déclarer votre chiffre d’affaires, rendez-vous sur le site de l’URSSAF dédié aux auto- entrepreneurs. Si vous avez opté pour la déclaration mensuelle, vous devez effectuer la déclaration avant le 30 ou le 31 du mois suivant. Par exemple : le chiffre d’affaires encaissé en mars devra être communiqué à l’URSSAF avant le 30 avril.

 

Si vous préférez des déclarations trimestrielles, vous déclarerez le chiffre d’affaires encaissé ce trimestre, le premier mois du trimestre suivant. Par exemple, le montant pour la période de janvier à mars devra être déclaré avant le 30 avril.

 

Faites attention à enregistrer vos déclarations dans les bonnes catégories. Pour cela, référez-vous aux informations reçues lors de la création de votre entreprise. Votre activité aura été classée dans les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou dans les bénéfices non commerciaux (BNC) ou autres prestations. Vous devez donc déclarer votre chiffre d’affaires au bon endroit. Le montant des cotisations sociales varie selon votre type d’activité.

 

En cas de retard, vous subirez une pénalité de 58,90 € pour chaque déclaration en retard ou manquante. À celle-ci, peuvent s’ajouter des majorations de vos cotisations sociales :

  • Pour les déclarations mensuelles : 5 % de majoration du chiffre d’affaires des déclarations manquantes sur l’année civile.

  • Pour les déclarations trimestrielles : 15 % de majoration du chiffre d’affaires des déclarations manquantes sur l’année civile.

Si vous êtes bénéficiaire de l’Aide à la Création ou à la Reprise d’Entreprise (Acre), vous bénéficiez d’une exonération de 50 % des cotisations sociales. Pour obtenir ce dispositif, il faut remplir certaines conditions et faire votre demande auprès de l’URSSAF.

 

Vous souhaitez être accompagné pour la création de votre entreprise ? L’accompagnement Business & Conformité est fait pour vous !

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Je recrute une nouvelle personne dans mon entreprise / Je souhaite recruter un stagiaire ou un alternant

Recruter un stagiaire ou un alternant en micro-entreprise est possible. Vous devez néanmoins respecter quelques conditions :

Communiquer avec et pour son entreprise : le marketing et la communication

  • Assurer la formation et le développement de l’étudiant,
  • Le stagiaire ou l’alternant n’occupe pas le poste d’un salarié absent ou démissionnaire,

  • L’étudiant n’occupe pas un emploi saisonnier.

Pour un stagiaire, la durée du stage variera de 2 à 6 mois en moyenne. Notez que pour les périodes de stage supérieures à 2 mois ou 44 jours de 7h de travail, vous devrez verser une gratification de stage à l’étudiant. Elle devra être de minimum 4,35 € par jour. Vous pouvez décider de verser une rémunération supérieure. Dans ce cas, vous paierez des cotisations sociales sur l’excédent.

 

Pour votre stagiaire, vous n’aurez pas de contrat de travail à fournir. Vous serez lié par une convention de stage tripartite entre :

  • L’étudiant,

  • Son établissement de formation,

  • Vous.

Vous devrez respecter un certain nombre d’obligations décrites dans la convention de stage : durée du stage, nombre d’heures de travail par jour (7 h maximum) et par semaine (35 h maximum), les missions confiées à votre stagiaire, vos obligations en tant que maître de stage, etc.

 

Si vous recrutez un alternant, cette fois, vous serez lié par un contrat de travail et une convention d’apprentissage. L’étudiant suit une formation théorique dans un centre de formation, une université ou une école privée. Vous êtes chargé de la formation pratique de l’étudiant.

 

Concernant la rémunération de l’alternant, elle dépendra de son âge et de son niveau d’études. Il existe un barème minimum à suivre, il est indexé sur le SMIC. Vous paierez des cotisations patronales sur la rémunération versée à l’étudiant. Enfin, vous devez aussi prendre en compte le coût de la formation : c’est votre entreprise qui paie l’école de votre apprenti.

J’embauche un salarié dans ma micro-entreprise

Vous pouvez recruter un salarié en micro-entreprise. Contrairement à une idée reçue, il est bel et bien possible d’avoir un salarié au sein de sa micro-entreprise. Cependant, ce n’est pas le statut le plus optimisé en termes de fiscalité. De plus, vous devez continuer à respecter les seuils de la micro-entreprise et ne pas les dépasser.

 

Pour recruter un salarié en micro-entreprise, il n’y a pas de formalités spécifiques. Comme pour une société, vous devrez réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), rédiger un contrat de travail et ouvrir un registre unique du personnel.

Mon conjoint travaille dans mon entreprise : le cas du conjoint-Collaborateur

Le régime de conjoint-collaborateur permet à votre partenaire de bénéficier d’une protection sociale complète. Le régime social du conjoint-collaborateur s’applique également en micro-entreprise. Pour cela, votre partenaire doit remplir les conditions suivantes :

  • Participer régulièrement à l’activité de la micro-entreprise
  • Ne pas être rémunéré pour son activité, c’est-à-dire que vous ne lui versez pas de salaire,

  • Vous êtes pacsés, mariés ou en concubinage.

Ce régime s’applique pour une durée maximum de 5 ans, au-delà, la personne devient conjoint salarié.

 

La personne bénéficie d’une protection sociale complète :

  • Retraite complémentaire,

  • Pension invalidité-décès,

  • Droits à la formation professionnelle continue,

  • Indemnités journalières (il faut avoir cotisé pendant 1 an),
  • Allocations maternité ou paternité (il faut avoir cotisé pendant 6 mois).

Les cotisations sociales sont calculées soit en appliquant un taux spécifique à votre chiffre d’affaires, soit avec un taux appliqué à un certain montant de votre chiffre d’affaires. La décision appartient à votre conjoint. Il dispose du droit à choisir la manière dont sont calculées ses cotisations sociales.

J’effectue ma déclaration initiale de CFE

La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) est un impôt local dû par toutes les entreprises, quel que soit leur statut. C’est une cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises. La micro-entreprise n’y échappe pas, même si vous exercez votre activité chez vous. La première année, vous êtes exonéré de CFE.

 

Après l’enregistrement de votre entreprise auprès de l’INPI, vous recevez un courrier du Service des Impôts des Entreprises (SIE). Il s’agit de la déclaration initiale de CFE. Dans ce document, vous renseignez un certain nombre d’informations : identité, adresse, le fait de disposer ou non d’un local professionnel, le nombre de mètres carrés alloués à votre activité dans votre logement (si vous exercez depuis chez vous), etc. Elles servent à calculer le montant de CFE que vous paierez. Lors de cette déclaration initiale, vous ouvrirez votre espace professionnel sur le site des impôts.

 

Si vous louez un local professionnel ou un terrain, la cotisation sera calculée en fonction de la valeur locative du bien soumis à la taxe foncière lors de l’avant-dernière année (N-2).

 

Si vous exercez à votre domicile ou chez vos clients, le montant est calculé selon votre chiffre d’affaires de l’avant-dernière année N-2. Si votre chiffre d’affaires est inférieur à 5 000 € pour l’année N-2, vous êtes exonéré de CFE.

Je déclare mes revenus annuels en micro-entreprise

L’impôt sur le revenu exige une déclaration annuelle, ouverte lors du deuxième trimestre de l’année. Vous déclarez l’ensemble de vos revenus sur le site des impôts, dans votre espace particulier.

 

En micro-entreprise, l’administration considère que votre chiffre d’affaires correspond à votre revenu. Un abattement forfaitaire s’applique sur votre chiffre d’affaires. Celui-ci est censé correspondre au pourcentage de vos charges.

 

Rappelez-vous, les charges ne sont pas déductibles en régime micro-entreprise. Ainsi, lors de la déclaration de revenu, vous déclarez votre chiffre d’affaires amputé de l’abattement fiscal (vous indiquez le chiffre d’affaires brut, qui correspond au total des recettes encaissées). 

Vous pouvez également opter pour le versement libératoire de l’impôt. Cette option est offerte aux micro-entrepreneurs pour simplifier le paiement de leurs impôts. Vous payez vos impôts en même temps que vos cotisations sociales, chaque mois ou chaque trimestre. Le montant de l’impôt est calculé en appliquant un pourcentage fixe sur votre chiffre d’affaires :

 

  • 1 % pour les ventes de marchandises,

  • 1,7 % pour les prestations de services commerciaux ou artisanaux

  • 2,2 % pour les activités libérales.

Cela vous permet de ne pas avoir à régler d’impôt supplémentaire lors de votre déclaration annuelle de revenus, à condition de ne pas dépasser certains plafonds. C’est un moyen simple d’anticiper et de maîtriser ses paiements.

 

En cas de retard, vous ferez face à deux cas : soit le formulaire en ligne est toujours disponible, soit il ne l’est plus. Dans le premier cas, vous remplirez le formulaire en ligne. À l’inverse, s’il n’est plus disponible, vous devrez remplir le formulaire papier puis l’envoyer par courrier. Dans les deux cas, vous paierez une pénalité sur le montant de votre impôt :

 

  • 10 % du montant si vous n’avez pas reçu de mise en demeure,

  • 20 % si vous avez reçu une mise en demeure et que vous effectuez votre déclaration dans les 30 jours suivant la réception de cette dernière,

  • 40 % si vous n’avez pas effectué votre déclaration dans les 30 jours après réception de votre mise en demeure.

Le paiement de votre impôt sur le revenu s’effectuera par prélèvement sur votre compte bancaire.

Je sors du régime micro-entrepreneur : que va-t-il se passer ?

Le régime de la micro-entreprise est un régime spécifique et simplifié. Lorsque vous dépassez les montants autorisés, vous sortez de ce régime. Vous pouvez également choisir de changer de statut si votre activité se développe et que le régime micro-entreprise ne convient plus.

 

En régime micro-entreprise, l’entrepreneur est “exonéré de TVA”. Vous bénéficiez d’une franchise de base de TVA en dessous d’un certain seuil de chiffre d’affaires. Si vous dépassez le seuil, vous devrez effectuer une déclaration de TVA. Voici les deux régimes possibles :

  1. Régime réel simplifié de TVA : vous devez facturer la TVA à vos clients et la reverser à l’État. Cependant, vous bénéficiez d’une gestion allégée : vous déclarez la TVA une fois par an et versez des acomptes semestriels. Vous pouvez également déduire la TVA sur vos achats professionnels.

  2. Régime réel normal de TVA : ce régime s’applique aux entreprises ayant un chiffre d’affaires plus élevé ou qui choisissent une gestion plus réactive. Vous déclarez la TVA chaque mois (ou chaque trimestre si votre TVA annuelle est inférieure à 4 000 €). Cela implique plus de gestion administrative, mais vous pouvez suivre de manière plus régulière vos flux de TVA (facturation et récupération).

Ces régimes vous permettent de gérer la TVA en fonction de la taille et des besoins de votre activité. 

 

Les entreprises individuelles sous le régime de la micro-entreprise ne sont pas concernées par cette déclaration. Si vous êtes prestataire de service, vous devrez également effectuer une Déclaration Européenne de Services (DES). Vous déclarez ainsi les prestations de services fournies à des États membres de l’Union Européenne.

 

Vous vendez des marchandises ? Dans ce cas, vous devrez remplir une Déclaration d’Échange de Biens (DEB). Les biens et les personnes circulent librement à l’intérieur de l’Union Européenne. Cependant, lorsque vous vendez des marchandises hors de France, vous devez renseigner la DEB. Elle est adressée à la douane. Elle répertorie l’ensemble des opérations d’échanges intracommunautaires liées à votre activité. Comme pour la DES, les micro-entreprises sont exonérées de cette démarche.

Bonus : je souhaite ouvrir un compte bancaire professionnel

Vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel pour votre activité ? Voici ce que vous devez savoir.

 

Pour les micro-entrepreneurs, ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité est obligatoire dès lors que leur chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives.

 

Même si ce n’est pas un compte professionnel au sens strict, il est fortement recommandé d’ouvrir un compte distinct de son compte personnel dès le début de l’activité. Cela permet de séparer clairement les finances professionnelles et personnelles. Vous facilitez ainsi la gestion comptable, les déclarations sociales et fiscales de l’entreprise.

 

De plus, cela offre une meilleure visibilité sur les revenus et dépenses de l’entreprise. Vous simplifiez la relation avec l’administration fiscale en cas de contrôle. Attention, certaines banques proposent des comptes spécialement adaptés aux micro-entrepreneurs, souvent moins coûteux que les comptes professionnels classiques.

Les formalités et déclarations obligatoires en micro- entreprise, ce qu’il faut retenir :

En conclusion, même si le régime de la micro-entreprise est conçu pour simplifier la gestion des formalités administratives, il est essentiel de bien comprendre et respecter les différentes obligations légales. De la création de l’entreprise à la déclaration de revenus en passant par la gestion de la TVA et le recrutement, chaque étape doit être menée avec rigueur. Une bonne gestion vous permettra de pérenniser votre activité tout en évitant les erreurs coûteuses.

 

Si vous vous sentez perdu ou débordé par ces démarches, n’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels comme My Legal Design pour vous concentrer sereinement sur le développement de votre entreprise.

 

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Tilane Bouvet, Juriste en Droit des Affaires | En collaboration avec La Tempête du Web.

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